La Norma DIN 66399 sobre destrucción de documentos

La Norma DIN 66399 establece los requisitos que deben presentar las máquinas y procedimientos cuyo fin sea la destrucción de soportes documentales. Esta norma fija tres clases de protección, seis niveles en la clasificación de materiales y siete niveles de seguridad.

Criterios de protección de la norma DIN 66399

En cuanto a la protección establece tres clases

• Clase 1, en la que se incluye la protección de datos de carácter personal y la divulgación de información sin mayor relevancia en el interior de la empresa. Se trata de catálogos, informes, correspondencia, etc…
• Clase 2, que ya implica datos confidenciales que afectan a terceros. En este caso el manejo dela información debe ser cuidadosa y el procedimiento de destrucción documental también.
• Clase 3, que engloba el secreto profesional, datos personales, leyes, secretos empresariales, contratos profesionales… Su divulgación sería muy grave y podría incluso poner en peligro la continuidad de negocio de la propia empresa y de terceras personas.

La seguridad en la destrucción documental de DIN 66399

La DIN 66399 tiene un apartado específico para regular el nivel de seguridad de la destrucción documental. Son 7 niveles bien definidos a la hora de proceder a la destrucción de documentación.

• P-1: Datos generales. La superficie destruída tendrá un máximo de 2000 mm2 y anchura no superará los los 12 mm.
• P-2: Datos internos. Su tamaño será de 800 mm2 y la anchura de tira 6 mm.
• P-3: Para soportes con información de tipo confidencial. La superficie general no será mayor de 320 mm2 y su anchura 2mm.
• P-4: Información sensible y confidencial. La superficie total no será mayor de 160 mm2. Aquí hay una variación ya que los fragmentos deben ser regulares y no más grandes de 40 mm con una anchura máxima de 6 mm.
• P-5: Hablamos de información de tipo secreto. La destrucción documental será de tamaño general que no exceda 30 mm2 con fragmentos regulares no mayores de 15 mm y una anchura como mucho de 2 mm.
• P-6: Para los documentos extraordinarios cuya destrucción debe ser de una superficie de 10 mm2 y sus fragmentos de entre 0,8 y 1,2 mm. La anchura de 1 mm como máximo.
• P-7: Para datos estrictamente confidenciales y secretos. Su superficie será de 5 mm2 y los fragmentos regulares de entre 0,8 y 5 mm, con anchura de 1 mm.

La información confidencial según la DIN 66399

La norma fija también los soportes en los cuales se presenta la información confidencial, es decir, el material en el que se conservan los datos que luego las empresas y sus empleados utilizan. Se citan seis categorías de materiales:

• Papel, fotografías, láminas, etc…
• Soportes de tipo óptico (CD, DVD…)
• Tipo magnético, tarjetas, tiras, etc.
• Datos confidenciales guardados en soportes electrónicos.
• Información sensible en microfilms.
• Discos duros.

Con esta norma DIN 66399 todos los requisitos quedan muy claros y no queda duda a la interpretación, de forma que los requisitos exigidos a la destrucción de soportes (ya sean en papel o digitales, magnéticos, ópticos, etc…) estén marcados de antemano.