Las fotocopiadoras y escáneres esconden datos

Las fotocopiadoras y los escáneres pertenecen a la misma categoría de aparatos como el fax que sufrirán enormes transformaciones en los próximos años. Incluso es posible que desparezcan como tales integrando sus funciones en otros. Pero mientras siguen entre nosotros no podemos olvidar que en cada acción aumentan el número de soportes con información personal y que incluso mas allá de la simple reproducción, además guardan buena parte de la información en su interior.

¿Sabías que tu fotocopiadora dispone de un disco duro que guarda copias de los documentos?

Las fotocopiadoras y escáneres de gran capacidad incorporan un disco duro que guarda continuamente copias de documentos que han sido escaneados y/o fotocopiados. La mayor parte de las compañías toman ciertas cautelas en el momento de sanear los datos de los discos duros de los ordenadores que desechan, mas no se acostumbra a hacer lo mismo con los de las fotocopiadoras, así sean propias o bien de alquiler. En el caso de las de servicios de renting, la responsabilidad pasa a terceros, lo que hace más limitada la capacidad de actuación del propio interesado.

Cualquier persona con los conocimientos técnicos precisos, podría acceder a los datos guardados en el disco duro de la fotocopiadora. Los datos de sus clientes del servicio y los suyos pueden estar en riesgo si el disco duro no se sanea adecuadamente. DNI’s, tarjetas de crédito, números de identificación múltiples, cuentas corrientes, pasaportes, etcétera podrían caer en las manos equivocadas, dando sitio al fraude y al hurto de identidad. Por todos es sabido que con la crisis ha aumentado de forma preocupante este género de fraudes, y que van a proseguir incrementandose en el futuro. Los datos personales son el nuevo petróleo de la era de internet, y hay muchos buscando su parte del negocio.

Borrar datos de un disco duro

Desmagnetizar se refiere al proceso de supresión o bien reducción del campo imantado (información) no deseado que se halla guardado en cintas o bien discos duros. La única forma de borrar por completo los datos guardados en un disco duro es utilizando un desmagnetizador con una fuerza de campo imantado. Formatear, borrar o bien sobrescribir no borra los ficheros, sino sencillamente quita los accesos y comprime el espacio del disco. De exactamente la misma forma, otras formas de destrucción de discos duros, como la destrucción física (hacer añicos, horadar o bien abrasar), no aseguran la irrecuperabilidad de los datos que en ellos se hallan. En el caso de datos enormemente reservados, es de máxima importancia que la persona o bien el equipo que administra la información de una compañía o bien organización lo tenga en consideración.

Las ultramodernas y actuales fotocopiadoras ya no se restringen a efectuar fáciles copias, sino ofrecen un extenso menú de funcionalidades, incluyendo escaneo, impresión y hasta generación de archivos pdf. Realmente se trata de complejos servidores de impresión y cuentan por este motivo con conexión a la red, tal como un sistema de almacenaje y tratamiento de la información. Asimismo usan discos duros para guardar provisionalmente los datos.

La cuestión es: ¿se observa quizás una fotocopiadora con exactamente las mismas medidas de seguridad que un PC con información clasificada? Veamos un par de ejemplos de riesgos a este respecto.

• Borrar los datos: ¿Qué ocurre con estas impresoras y fotocopiadoras cuando se reparan fuera de la compañía o bien por último se descartan por un nuevo modelo? Ya informamos que se debe Borrar todos y cada uno de los datos al reemplazar material informático, mas probablemente la fotocopiadora se pase por alto en este proceso.
• Olvidado en la bandeja: Además de esto jamás hay que olvidar que el usuario es siempre y en toda circunstancia el eslabón más débil de la cadena de seguridad, lo que unido al hecho de que las fotocopiadoras son generalmente un factor de empleo común en una oficina, multiplica los peligros. ¿Cuántas veces al ir a fotocopiar has levantado la tapa para localizar un documento olvidado por el precedente usuario?

Por tanto queda claro que a la hora de revisar las cuestiones relativas a destrucción documental en la empresa se debe ir mas allá del clásico papel. Hoy día los avances tecnológicos permiten que para bien o para mal existan multitud de soportes para la información personal que mantiene una empresa, y no se deben olvidar esos resquicios por los que se corre el riesgo de un fuga de información, con el consiguiente riesgo de sanción y pérdida de reputación.