Archivos confidenciales que deben destruirse en cualquier empresa

¿Sabes qué datos o informaciones de tu empresa deben eliminarse para conservar la confidencialidad y privacidad? Tirar los papeles a la basura no es suficiente, sino más bien un riesgo para la seguridad de tu negocio. Conocer los archivos confidenciales que deben destruirse es el primer paso para evitar la fuga de información.

Identificación personal y documentos bancarios

El primer tipo de datos que debe eliminarse una vez que dejan de tener utilidad son los de identificación personal. Entre los más comunes se encuentran el nombre, la dirección o el número de teléfono. Junto a éstos, también suelen incluirse la fecha de nacimiento, el número de la seguridad social o de cuentas bancarias.

En relación a este último ejemplo, debe tenerse claro que cualquier documento de entidad financiera debe deshacerse inmediatamente. Estos papeles ocupan un lugar primordial entre los archivos confidenciales que deben destruirse. Extractos bancarios, acciones, inversiones o recibos de cajeros automáticos pueden desvelar información muy sensible acerca de nuestro estado económico o de la empresa. De igual forma, los documentos que contienen las cuentas de la compañía también deben destruirse tras su uso y estudio.

De lo contrario, este tipo de informaciones podría ser empleada para acceder a las cuentas personales y/o corporativas. Lo que podría derivar en problemas como la realización de transacciones o movimientos financieros no deseados ni autorizados. El robo de identidad también podría producirse al aprovechar las informaciones de identificación personal. A este respecto, cabe mencionar también las antiguas declaraciones de impuestos. Éstas deben conservarse durante cinco años, pero tras superar este periodo de tiempo lo más conveniente es acabar con ellas. Así, se evitará de nuevo el riesgo la usurpación de identidad.

Información médica y corporativa

Otros archivos confidenciales que deben destruirse son aquellos que comprenden información médica. Suele ser frecuente que las empresas guarden documentos como bajas laborales de sus empleados. En cuanto queden desactualizadas, deben eliminarse. Hay que tener presente que suelen abarcar pruebas y resultados médicos. En general, datos de suma delicadeza que requieren de una gran protección.

Igualmente, los documentos que incluyan cualquier información corporativa es conveniente acabar con ellos de forma segura. Los contratos, los registros de recursos humanos o cualquier otro dato de clientes y proveedores son los ejemplos más prácticos. En estas documentaciones pueden conocerse los datos fiscales de la empresa y otros de suma importancia como los personales de los propietarios.

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