Destrucción de documentos
La destrucción de documentos se encuentra recogida en la LOPD y es una parte fundamental para garantizar la transparencia, fiabilidad y confidencialidad de cualquier empresa u organismo. Para cumplir con estos objetivos, la ley establece que se debe realizar de una manera concreta. Este proceso para destruir la información confidencial se encuentra recogida y detallada en la norma DIN 66399
1. RGPD y la destrucción de información
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) persigue dos objetivos fundamentales:
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- Adaptar el ordenamiento jurídico español al reglamento europeo.
- Garantizar los derechos digitales de la ciudadanía conforme al mandato establecido en el artículo 18.4 de la Constitución.
Para conseguir estos objetivos, en su artículo 32 se regula la obligatoriedad de la destrucción de la información una vez finalizado el plazo del motivo por el que dicha información fue recabada.
La información se puede encontrar almacenada en dispositivos electrónicos o en documentos impresos y tenemos pues la obligatoriedad de destruir la información, que nace de la necesidad de proteger derechos fundamentales establecidos en la Constitución.
2. Destrucción de documentos
Cuando hablamos de tratamiento de la información, la destrucción de documentos es un requisito básico para completar el correcto proceso del tratamiento. Este proceso es obligatorio una vez que ha concluido la finalidad para la que fue recogida la información, salvo en aquellos casos que los plazos de la misma ley nos obliga a mantenerla.
Este requisito del tratamiento de la información se estable en la norma, que debe seguir un proceso específico que garantice el correcto cumplimiento de la ley.
3. La norma DIN 66399
La norma DIN 66399, que reemplaza la anterior norma DIN 32757, viene a describir la destrucción de información en los distintos soportes en los que se puede encontrar y define con detalle el proceso minucioso de la destrucción de la información, estableciendo tres vectores fundamentales:
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- Clase de protección, concretando la finalidad de la destrucción (invalidar, destruir o eliminar la información).
- Los soportes en los que se encuentra almacenada dicha (papel, soportes ópticos, tarjetas, memorias digitales, film y discos duros).
- Los niveles de seguridad para el papel y otros soportes, estableciendo 7 niveles de partículas para cumplir correctamente con la clase de protección.
4. Trituradora vs servicio de destrucción de información
En la práctica, para cumplir con el Reglamento de Protección General de Datos (RPGD), existen dos sistemas para la destrucción de información, que dispongamos de una trituradora en la oficina o que contratemos un servicio de terceros que esté certificando el proceso.
Cuando se opta por una trituradora, debemos asegurarnos que cumple con las especificaciones establecidas en la norma, valorando la inversión, el tiempo que llevará a nuestro personal realizar la destrucción y la ausencia de una certificación que garantice el proceso. Además, hay que sumar el tedio trabajo de preparar la información para que la máquina no se atasque, falle o simplemente deje de funcionar.
En el caso de elegir una empresa externa que nos proporcione este servicio, debemos comprobar su fiabilidad, asegurándonos de poder obtener un certificado de todo del proceso de destrucción. Esperaremos un resultado limpio, sin apenas interrupciones en el trabajo y obteniendo un certificado que nos proteja frente a fugas de información.
5. El servicio de destrucción de información ByeFile
El servicio de destrucción de Información tiene tres formas de comercialización:
* Contrato de servicio periódico de recogida
* Bajo presupuesto adaptado a sus necesidades
Desde nuestra empresa nos preparamos y ocupamos cada día de destruir toneladas de información sensible. Cuando hablamos de destrucción de documentos, ByeFile se proyecta como una empresa, consolidada, con experiencia y referente en este tipo de servicios.
En ByeFile garantizamos todo el proceso, certificando y garantizando su cumplimiento, evitándole tener que invertir en tiempo de su personal y en las lentas y tediosas trituradoras de papel.